DESAIN DAN STRUKTUR
ORGANISASI
A.
DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi adalah pola
tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada
organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk
menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai
sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi
adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat
interaksi peserta.
Struktur organisasi-organisasi
memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan
penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang
memiliki suatu wewenang, maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan
wewenangnya tersebut.
Pada umumnya orang akan menganggap
struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi
merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai
tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses
desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh
manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang
desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat
organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain
organisasi tersebut akan menentukan besar kecilnya organisasi.Setiap ukuran
organisasi akan memberikan keuntungan masing-masing, namun diharapkan
tercapainya tujuan organisasi dan juga eksistensi dari organisasi.
Tiga Dimensi
Struktur Organisasi
1.
Kompleksitas
Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.
Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.
Diferensiasi :
1.
Diffrensiasi horizontal, merujuk pada
tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat
dari tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan dan pelatihannya.
Spesialisasi adalah pengelompokkan aktivitas tertentu
yang dilakukan satu individu.
Spesialisasi fungsional = pembagian kerja.
Spesialisasi social = individunya yang
dispesialisasi
Departementalisasi : cara organisasi secara khas
mengkoordiinasikan aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal. Misal
: Berdasarkan fungsi; geografis;produk; proses
2.
Diffrensiasi vertical, merujuk pada
kedalaman struktur
Misal : organisasi berbentuk tall atau flat,
tergantung dari rentang kendali (span of control)
3.
Diferensiasi Spasial, tingkat sejauh mana
lokasi dari kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara
geografis.
2.
Formalisasi
Formalisasi, yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan
dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.
Keuntungan adanya standarisasi :
Standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman
Memudahkan koordinasi
Adanya penghematan
Formalisasi :
a.
Bersifat eksternal bagi pegawai, peraturan,
prosedur, dan aturan ditetapkan secara
terinci, dikodifikasi, & dilaksanakan melalui
pengawasan langsunng
b.
Perilaku yang diinternalkan, melalui nilai,
norma
Teknik-teknik
Formalisasi
·
Seleksi
·
Persyaratan peran
·
Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan
·
Pelatihan
·
Ritual
3.
Sentralisasi
Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan
dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi.
Hambatan sentralisasi :
·
Hanya memperhatikan struktur formal.
·
Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan
keputusan.
·
Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.
·
Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan
tetap terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan
desentralisasi :
·
Setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap
jumlah informasi.
·
Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.
·
Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil
keputusan.
·
Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm
pengambilan keputusan.
·
Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat
rendah.
Keuntungan sentralisasi :
·
Keputusan komprehensif yang akan diambil.
·
Penghematan dan lebih efektif
B.
DEPARTEMENTALISASI
Departementalisasi
merupakan proses penentuan bagian bagian dalam organisasi yang akan
bebrtanggungjawab dalam melakukan bermacam jenis pekerjaan yang telah
dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Dalam mendesain organisasi,
khusunya dalam prosesdepartementalisasi, ada beberapa pendekatan yang bisa
digunakan oleh organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan fungsional, berdasarkan
produk, berdasarkan pelanggan, berdasarkan geografis, dan berdasarkan matriks.
Perusahaan
yang melekukan departentalisasi diuntungkan dengan pembagian control dan
koordinasi pada perusahaan tersebut. Wilayah kekuasaan dan tanggung jawab
dipersempit sehingga untuk memimpinnya menjadi lebih mudah.
Departementalisasi
sendiri dibagi atas beberapa macam yaitu :
1.
Departementalisasi berdasarkan pelanggan
Maksudnya perusahaan
akan melakukan pembagian penjualan produk ke pelanggan,biasanya ada yang bagian
produk laki-laki ataupun perempuan atau tua dan muda. Contohnya adalah
pembagian penjualan produk Rexona ada pembagian untuk produk remaja, laki-laki
, perempuan ataupun yang xtra berkeringat. Dengan dilakukannya pembagian ini
penjualan akan lebih tepat sasaran dan efisien
2.
Departementalisasi berdasarkan produk
Maksudnya perusahaan
akan mengelompokan departemen sesuai dengan kelompok produk yang dihasilkan
misalkannya pembagian departeman barang untuk mengurusi produksi produk berupa
barang dan departemen jasa untuk menangani produk yang berupa jasa
3.
Departementalisasi berdasarkan proses
Maksudnya pembagian departemen berdasrkan proses
pengkerjaannya, misalnya pada perusahaan meubel dibagi atas divisi untuk
pengolahan kayu mentah, divisi pembuatan kursi atau meubel kemudian divisi
pengecatan
4.
Departementalisasi berdasarkan geografis
Maksudnya pembagian
departeman berdasarkan lokasi penjualan produk misalnya departemen yang
mengawasi di jawa dan Bali, di Kalimantan maupun di Sumatara
5.
Departementalisasi berdasarkan fungsi
Maksudnya pembagian
departemen berdasarkan aktifitas
perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, misalnya departemen produksi,
departemen penjualan, departemen pemasaran dan lain-lain
C.
MODEL – MODEL DESAIN ORGANISASI
Model desain organisasi atau struktur
organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di
antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan
dan besaran satuan kerja.
Pada penerapannya, model desain
organisasi terdiri darin2 model, yaitu Desain organisasi mekanisme dan desain
organisasi organik.
1.
Desain Organisasi Mekanistik
·
Proses
kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
·
Proses
motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan
takut dan sanksi.
·
Proses
komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan
cenderung terganggu tidak akurat.
·
Proses
interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas
tujuan dan metode departemental.
·
Proses
pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
·
Proses
penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya
partisipasi kelompok.
·
Proses
kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
2. Desain Orgranisasi
Orgranik.
· Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang
keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
· Proses motivasi berusaha menimbulkan
motivasi melalui metode Partisipasi.
· Proses komunikasi berlangsung sedemikian
rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke
atas ke bawah dan kesamping.
· Proses interaksi bersifat terbuka dan
ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode
partemental.
· Proses pengambilan keputusan dilaksanakan
di semua tingkatan melalui proses kelompok.
· Proses penyusunan tujuan mendorong
timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan
realistis.
· Proses kendali menyeber ke seluruh
orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.
Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai
satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain
mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit
di dalamnya.
Desain struktur subunit didesain sesuai dengan kontinummekanistik organik
dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi lingkungan, khususnya laju
perubahan yamg lebih lambat, ketidak pastian yg lebih besar & rentang waktu
balikan yang lebih singkat sesuai demgam desain mekanistik.
Desain teknik integratif tekhnik yang cocok, apakah peraturan, perencanaan
atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub unit.
Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan perencanaan.
D.
IMPLIKASI MANAJERIAL DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI
Pegawai atau
karyawan dalam suatu perusahaan terhubung dalam suatu kesatuan struktur yang
menyatu dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih
baik dibandingkan tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja. Untuk melakukan pengumpulan
orang-orang dalam suatu unit, divisi, bagian ataupun departemen dengan tugas pekerjan
yang berkaitan diadakan kegiaitan departementalization atau departementalisasi. Posisi adalah kualitas maka setiap
orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan
menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan
mengapa diperlukan implikasi manajerial desan dan struktur organisasi.
Referensi :
http://ardhipamungkas.wordpress.com/2013/03/19/desain-struktur-organisasi/
0 komentar :
Posting Komentar